Как оформить персональные данные компании по 152-ФЗ

Что подготовить перед анкетой

Специальных документов для старта не нужно. Достаточно знать, как в компании устроена работа с данными людей. Заранее полезно выяснить ответы на семь вопросов:

• Кто у вас работает: сотрудники в штате, исполнители по гражданско-правовым договорам, кандидаты.
• Какие данные клиентов и заказчиков — физических лиц — вы собираете и через что: заявки, договоры, доставка, поддержка, программа лояльности.
• Какие формы есть на сайте: заявка, обратный звонок, подписка, регистрация, чат.
• Какие счётчики и пиксели стоят на сайте: Яндекс.Метрика, Google Analytics, пиксели рекламных систем.
• Кому вы передаёте данные для обработки: бухгалтерия на аутсорсе, CRM, хостинг, сервис рассылок, облачное хранилище, колл-центр.
• Есть ли рассылки и звонки с предложениями по вашим контактам, и на каком основании идут отправки.
• Подано ли уведомление в Роскомнадзор, опубликована ли политика на сайте и используются ли зарубежные сервисы.

Если ответа нет, это не помеха: пункт останется вопросом для уточнения, а не превратится в «нет». Выбрать «Не знаю» — нормальный ход, особенно когда состав подрядчиков или счётчиков проще проверить по договорам и коду сайта, чем вспомнить.

Какие данные вы вводите

Анкета не запрашивает фамилии, имена и контактные данные ваших работников или клиентов. Она собирает сведения об организации и о том, как в ней устроена обработка данных: какие процессы, системы, подрядчики и сайты есть у компании.

Реквизиты для документов — ИНН, ОГРН или ОГРНИП, юридический адрес — заполнять необязательно. Если вы их укажете, они появятся в черновиках документов там, где это предусмотрено шаблоном; незаполненные поля останутся помеченными для ручного заполнения.

Как анкета задаёт вопросы

Анкета идёт по шагам и задаёт только те вопросы, ответы на которые меняют состав документов. Поэтому общее число вопросов заранее неизвестно: оно зависит от ваших ответов. Часть вопросов относится к отдельному элементу — процессу, системе, подрядчику, сайту: тогда анкета показывает, к какому именно, а список элементов пополняется кнопкой «Добавить». Если подходящего варианта ответа нет, можно описать ситуацию своими словами.

Быстрая проверка из десяти вопросов — отдельный, более короткий шаг. Она показывает, какие темы стоит проверить, и не заменяет анкету.

Из чего складывается комплект

Документы собираются шестью разделами. В ваш комплект войдут те из них, которые касаются вашей компании; точный состав определяется после полной анкеты.

• Основные документы: политика, локальные акты, перечни целей, категорий и процессов, порядок хранения и уничтожения.
• Сотрудники: обработка данных работников и кандидатов, роли с доступом, ознакомление.
• Клиенты и контрагенты: основания обработки по договорам, заявкам, доставке и поддержке.
• Сайт и маркетинг: публичная политика, формулировки форм, материалы для разработчика.
• Подрядчики и системы: условия поручения обработки в договорах с теми, кто обрабатывает данные за вас.
• Инциденты и контроль: внутренний контроль, реагирование на обращения и инциденты.

Почему у двух компаний состав разный

Состав зависит от ответов, потому что разные обстоятельства вызывают разные обязанности. Три примера:

• Есть штатные работники. Данные штатного работника обрабатываются для исполнения обязанностей работодателя, и основанием служит закон: ст. 86 Трудового кодекса и п. 2 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ. Для исполнителей по гражданско-правовым договорам основание определяется отдельно, по договору и по каждой операции. В комплекте появляется раздел «Сотрудники».
• Есть рассылки или звонки с предложениями. Продвижение путём прямых контактов допускается только при предварительном согласии, и доказывать его наличие должен оператор (ч. 1 ст. 15 152-ФЗ); для рекламы по сетям электросвязи действует такое же требование (ч. 1 ст. 18 закона «О рекламе»). В комплекте появляется раздел «Сайт и маркетинг».
• Данные передаются подрядчикам. Поручение обработки оформляется договором с составом условий, который задаёт ч. 3 ст. 6 152-ФЗ. В комплекте появляется раздел «Подрядчики и системы».

Поэтому одинакового комплекта для всех нет, а скачанный шаблон приходится подгонять самостоятельно: выбирать состав, отдельно заполнять сведения для Роскомнадзора и отдельно проверять сайт. ПДНорма строится вокруг процессов организации и собирает состав по ответам о компании.

Что мешает сразу показать полный комплект

Полный комплект можно определить, только если картина обработки полна. Поэтому в конце анкета показывает, что именно ещё не подтверждено. Сюда попадают такие пункты:

• не подтверждён полный список процессов и информационных систем, где обрабатываются данные;
• не подтверждён полный список операций с данными по каждому процессу;
• не подтверждён полный список контрагентов;
• не подтверждён полный список сайтов;
• не подтверждено, что формы на сайте описаны полностью.

Такие пункты сервис передаёт специалисту на уточнение. Часть проверок специалист выполняет вручную, комплект собирается по заявке.

Проверка сайта и подсказки в анкете

Если у компании есть сайт, перед анкетой можно запустить проверку сайта. Сканер открывает главную и несколько внутренних страниц и показывает, что обнаружил в разметке: формы сбора данных, ссылку на политику, HTTPS, сторонние сервисы. Он не входит в личные кабинеты, не выполняет скрипты и не читает текст политики по существу. Формы, которые появляются только после выполнения скриптов, он не видит.

Если вы продолжите в анкету, наблюдения сканера появятся рядом с вопросами о сайте как подсказки. Ответ по-прежнему даёте вы: подсказка не заменяет ваше решение. Пока вы не нажали «Продолжить в анкете», результат проверки нигде не сохраняется.

Как хранятся ваши ответы

Ответы анкеты хранятся 90 дней с последнего изменения, после чего удаляются автоматически. Заявка хранится не дольше 90 дней с даты направления. Удалить и ответы, и заявку можно самостоятельно в любой момент кнопкой на странице анкеты или письмом на info@pdnorma.ru. Подробности — в политике обработки персональных данных на сайте.

Что сервис не делает

• Не подаёт уведомление в Роскомнадзор. Сведения готовятся, а подача и подтверждение получения — отдельные этапы.
• Не гарантирует отсутствие штрафов. Документы должны соответствовать реальной обработке, а меры нужно внедрить в компании.
• Не оказывает юридических услуг и не даёт юридических консультаций. Результат формируется по вашим ответам и подлежит проверке вами перед использованием.
• Не рассчитывает комплект для форм, которых нет в анкете. Сервис работает с ООО, АО, индивидуальными предпринимателями и физическими лицами без статуса ИП, в том числе самозанятыми. Для другого случая можно описать ситуацию через контакты.